Imagine que Alexandre e Bernardo (nomes fictícios) estão a considerar abrir uma empresa para explorar um negócio de investimento imobiliário, a primeira coisa que lhes irá ocorrer será “como dar início a todo o processo cumprindo todas os requisitos legais?”. Efetivamente é necessário proceder ao registo dessa empresa e será neste momento que se inicia o processo para a constituição de uma sociedade. 

O primeiro passo será definir o nome da empresa: Poderá optar por um nome que não esteja pré-aprovado pela Bolsa de Firmas e Denominações, nesta caso, terá de pedir um Certificado de Admissibilidade e o nome terá de ser aprovado pelo Registo Nacional de Pessoas Coletivas (RNPC). O certificado de admissibilidade irá corresponder a um documento que confirma que o nome pretendido pode ser usado e ficará válido por três meses, este pedido poderá ser requerido na plataforma “Empresa Online 2.0”. Por sua vez, pode também decidir utilizar um nome pré-aprovado pela lista acima referida, pode dispensar este certificado e avançar logo com a constituição da sociedade. Também pode utilizar como nome da empresa o nome dos sócios e a forma da empresa abreviada, por exemplo, “Alexandre e Bernardo, Lda”, sendo a aprovação automática neste caso.

De seguida, deverá proceder-se à elaboração do pacto social, que consiste num contrato onde irão constar as regras de funcionamento da sociedade, a devida identificação dos sócios, o montante do capital social, o objeto da empresa, a morada da sede, entre muitas outras informações relevantes. Este documento é vinculativo e tem de cumprir as regras previstas no Código das Sociedades Comerciais. Recorrer a acompanhamento de um advogado ou solicitador com experiência na área poderá ser importante para garantir que o pacto social seja corretamente redigido e adaptado aos objetivos dos sócios e da empresa, especialmente quando existirem cláusulas específicas, por exemplo, regimes quanto a tomadas de decisões, cláusulas de saída ou previsões fiscais, prevenindo disputas ou retificações futuras.

A sociedade deverá ser registada numa Conservatória do Registo Comercial, sendo este o momento em que esta adquire personalidade jurídica. Nesta altura deverá ser entregue o pacto social assinado, o certificado de admissibilidade, a declaração de aceitação da gerência, a lista dos sócios (e a sua identificação fiscal) e comprovativo dos pagamento dos emolumentos exigidos, que variam entre os 220,00 € e 720,00 €, dependendo da urgência e especificidade da constituição da sociedade.

Após ser efetuado o registo comercial, é obrigatório abrir a atividade da empresa junto das Finanças e nomear um contabilista que será responsável por garantir a conformidade fiscal da empresa. A nomeação do contabilista e a comunicação de início de atividade podem ser feitos eletronicamente e visam permitir a emissão de faturas, pagamento de impostos e cumprimento de outras obrigações legais. 

Após a constituição da sociedade, também será necessário realizar o Registo Central do Beneficiário Efetivo (RCBE), no qual se identifica quem são os beneficiários que detêm controlo ou propriedade da empresa, em conformidade com a Lei de Combate ao Branqueamento de Capitais.  

O processo de constituição de uma sociedade pode parecer complexo e burocrático, implicando uma série de passos e implicações legais e fiscais. Contudo, se tiver o acompanhamento jurídico adequado e um planeamento eficaz pode tornar-se mais célere, sendo o apoio de um advogado na fase de estruturação muitas vezes decisivo para proteger os interesses dos sócios e a segurança e cumprimento rigoroso da legislação comercial portuguesa.